Neuigkeiten aus der Personalverrechnung

Wir möchten Sie mit diesem Newsletter über die Änderungen der Lohnkontenverordnung 2006 im Zusammenhang mit den Änderungen im Homeoffice sowie dem Jobticket informieren.

Mit dem 2. COVID-19-Steuermaßnahmengesetz ab 1.1.2021 und der Erweiterung des Jobtickets ab 1.7.2021 ist es notwendig geworden, die im Lohnkonto und auch am Jahreslohnzettel L16 enthaltenen Informationen entsprechend anzupassen.

Aus diesem Grund hat das Bundesministerium für Finanzen im April 2021 eine Neuversion für den Jahreslohnzettel L16 für das Kalenderjahr 2021 herausgegeben, um die Änderungen entsprechend umsetzen zu können.

Folgende Felder sind neu im Jahreslohnzettel L16 dazu gekommen:

  • Homeoffice-Tage
  • Homeoffice-Pauschale
  • Kostenübernahme gemäß § 26 Z 5 lit b (Werkverkehr und Jobticket)

Unverändert bleibt die Pflicht, den Jahreslohnzettel L16 elektronisch bis spätestens Februar des folgenden Kalenderjahres mittels ELDA zu übermitteln.

Home-Office

Der neue § 26 Z 9 EStG 1988 hat die Möglichkeit einer nicht steuerbaren Homeoffice-Pauschale von € 3,- pro Homeoffice-Tag geschaffen. Dadurch ist es notwendig geworden, dass der Arbeitgeber jene Tage, an denen der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit ausschließlich in seiner Wohnung ausübt, in das Lohnkonto und in den Jahreslohnzettel (L16) aufnimmt.

Als Homeoffice-Tage sind nur jene Tage anzugeben, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird. Wird beispielsweise nur im Ausmaß eines halben Arbeitstages in der Wohnung gearbeitet, so liegt kein Homeoffice-Tag vor. Arbeitet eine Teilzeitkraft nur halbtags und wird dieser halbe Tag in der Wohnung gearbeitet, dann gilt dieser Tag als Homeoffice-Tag.

Die Aufnahme der Homeoffice-Tage im Lohnkonto und am Jahreslohnzettel L16 ist auch dann erforderlich, wenn keine Homeoffice-Pauschale seitens des Arbeitgebers ausbezahlt wird. Auch hier hat nämlich der Arbeitnehmer die Möglichkeit die mit dem Homeoffice zusammenhängenden Werbungskosten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend zu machen.

Die Aufnahme der Homeoffice-Tage im Lohnkonto und am Jahreslohnzettel L16 erfolgt also unabhängig davon, ob eine Pauschale ausbezahlt wird, für wie viele Tage die Pauschale ausbezahlt wird oder in welcher Höhe die Pauschale ausbezahlt wird.

Die Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto und am Jahreslohnzettel L16 wurde rückwirkend beschlossen. Hat der Arbeitgeber bisher noch keine Aufzeichnungen über die Homeoffice-Tage seiner Arbeitnehmer geführt, so wird seitens der Finanzverwaltung für das erste Halbjahr 2021 die Auffassung vertreten, dass bis zum 30.6.2021 die Homeoffice-Tage im Schätzungswege, z.B. aufgrund der Erfahrungswerte der letzten Jahre, angegeben werden können. Ab 1.7.2021 dürfen die Aufzeichnungen dann nicht mehr schätzungsweise, sondern ausschließlich genau erfolgen.

Welche Auswirkungen haben die Änderungen für Sie als Arbeitgeber?
  • Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen getrennt nach Home-Office-Tagen und Anwesenheit am Dienstort
  • Monatliche Meldung der Home-Office-Tage an die Personalverrechnung
  • Monatliche Meldung einer gewährten Home-Office-Pauschale
  • Monatliche Meldung der Gewährung von Jobtickets

Für Meldungen der Home-Office-Tage bzw. gewährte Pauschalen verwenden Sie das beigefügte Meldeformular.

Jobticket

Ab dem 1.7.2021 besteht die Möglichkeit des Arbeitgebers, die Kosten für Wochen-, Monats- oder Jahreskarten nicht steuerbar zu übernehmen. Deshalb ist es notwendig geworden, auch jene Kalendermonate, für die eine derartige Kostenübernahme durch den Arbeitgeber erfolgt, sowie die Höhe der übernommenen Kosten im Lohnkonto und am Jahreslohnzettel L16 anzugeben.

Neben der Aufnahme im Lohnkonto und am Jahreslohnzettel L16 müssen die Kosten des übernommenen Tickets auch belegmäßig nachgewiesen werden (bspw. durch eine Rechnung oder eine Kopie der Fahrkarte) und dieser Nachweis muss zum Lohnkonto gegeben werden.

Diese neue Regelung kommt für Ticketkäufe ab dem 1.7.2021 zur Anwendung. Besitzt der Arbeitnehmer beispielsweise bereits eine Jahreskarte mit Gültigkeitszeitraum 1.9.2020 bis 31.8.2021 und wird diese mit Wirksamkeit ab 1.9.2021 verlängert, dann ist die begünstigte Kostenübernahme durch den Arbeitgeber erst ab der Verlängerung mit 1.9.2021 möglich. Für Juli und August 2021 kann die begünstigte Kostenübernahme durch den Arbeitgeber noch nicht in Anspruch genommen werden.

Kontakt
Dr. Karin Kovacs
E: k.kovacs@unitas-solidaris.at
T: +43 1 513 4602-39

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