COVID-19 – News Arbeitsrecht

Fragen zum Thema Urlaub und Zeitausgleich während der Corona-Krise

Kann ich mit einem Arbeitnehmer für die Zeit der Corona-Krise unbezahlten Urlaub vereinbaren?

Ja, wobei der Arbeitsvertrag während des unbezahlten Urlaubs aufrecht bleibt. Aus Sicht des Arbeitnehmers ist von der Vereinbarung eines unbezahlten Urlaubes jedoch abzuraten. Zum einen erhält der Arbeitnehmer während eines unbezahlten Urlaubes weder vom Arbeitgeber noch vom Arbeitsmarktservice Arbeitslosengeld. Zum Anderen bleibt der Arbeitnehmer während der Zeit des unbezahlten Urlaubes bis zu einem Monat zwar weiterhin sozialversichert, muss aber die Beiträge an die Sozialversicherung selbst übernehmen (und zwar nicht nur den Anteil des Arbeitnehmers, sondern auch den Anteil des Arbeitgebers). Bei unbezahlten Urlauben über einen Monat ist der Arbeitnehmer von der Sozialversicherung abzumelden und ist somit auch nicht versichert.

Kann ich meinen Mitarbeiter einseitig auf Urlaub schicken oder den Verbrauch von Zeitguthaben anordnen?

Urlaubsverbrauch muss immer zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden. Die einzige Ausnahme eines einseitigen Urlaubsantritts durch den Arbeitnehmer ist bei der notwendigen Pflege eines nahen Angehörigen nach Ausschöpfung des Pflegefreistellungsanspruchs.

Auch während einer Betriebsschließung oder in Krisenzeiten muss Urlaubsverbrauch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer entsprechend vereinbart werden. Das gilt unabhängig davon, ob es sich um Urlaubsansprüche aus vorangegangenen Jahren oder aus dem aktuellen Jahr handelt.

Auch der Verbrauch von Zeitguthaben muss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer entsprechend vereinbart werden und darf weder einseitig vom Arbeitgeber angeordnet, noch einseitig vom Arbeitnehmer verbraucht werden.

Wird Corona-Kurzarbeit beantragt, dann muss sich der Arbeitgeber bemühen, dass die von der Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter Urlaube aus vorangegangenen Jahren oder Zeitausgleich vor Beginn der Kurzarbeit verbrauchen. Urlaub und Zeitausgleich kann auch während der Kurzarbeit verbraucht werden, wobei für diese Zeit dann keine Kurzarbeitsbeihilfe zusteht.

Kann ich mit meinem Mitarbeiter einen Urlaubsvorgriff vereinbaren?

Ein Urlaubsvorgriff kann zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden. Hier sollte in einer schriftlichen Vereinbarung festgehalten werden, dass im Falle einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein zu viel bezahltes Urlaubsentgelt wieder zurückgefordert werden kann. Eine Rückforderungsmöglichkeit besteht allerdings nur für erst in künftigen Urlaubsjahren entstehende Urlaubsansprüche. Für Urlaubsansprüche aus dem laufenden Urlaubsjahr besteht keine Rückforderungsmöglichkeit.

Fragen zur Entgeltfortzahlung während der Corona-Krise

Mein Mitarbeiter meldet sich freiwillig im Zuge der Corona-Krise zum Zivildienst!

Grundsätzlich gilt der Anspruch auf Dienstfreistellung des Arbeitnehmers während eines Zivildienstes nur dann, wenn eine Einberufung zum Zivildienst durch die Zivildienstserviceagentur erfolgt. Bei einer freiwilligen Anmeldung zum Zivildienst besteht generell kein Anspruch auf Dienstfreistellung und auch nicht auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber während dieser Zeit

Mein Arbeitnehmer muss nach seinem Urlaub eine Heimquarantäne antreten. Muss ich für diesen Zeitraum das Entgelt weiter bezahlen?

Derzeit müssen Personen, die aus einem Risikogebiet zurückkehren für 14 Tage eine selbstüberwachte Heimquarantäne antreten. Heimquarantäne stellt einen persönlichen Dienstverhinderungsgrund mit Entgeltfortzahlungspflicht des Arbeitgebers dar. Die Entgeltfortzahlungspflicht des Arbeitgebers entfällt, wenn der Arbeitnehmer die Reise trotz einer Reisewarnung des Außenministeriums angetreten hat.

Es besteht auch die Möglichkeit, die Zeit der Quarantäne durch Urlaub oder Zeitausgleich zu überbrücken. Dies muss allerdings zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer entsprechend vereinbart werden.

Während der Heimquarantäne ist der Arbeitnehmer aufgrund seiner Treuepflicht verpflichtet, von zu Hause zu arbeiten, sofern er arbeitsfähig, also nicht krank ist, die technischen Möglichkeiten dafür gegeben sind und die vereinbarte Arbeitsleistung von zu Hause erbracht werden kann.

Fragen zur Corona-Kurzarbeit

Für welche Arbeitnehmer kann Corona-Kurzarbeit beantragt werden?

Kurzarbeit ist für alle Arbeitnehmer möglich und zwar unabhängig vom Beschäftigungsausmaß. Auch für Personen in Teilzeit (bspw. auch Altersteilzeit) sowie für geschäftsführende Organe, die nach dem ASVG versichert sind, ist Kurzarbeit möglich.

Lediglich für geringfügig Beschäftigte und freie Dienstnehmer kann keine Kurzarbeit beantragt werden.

Muss ich alle Mitarbeiter zur Kurzarbeit anmelden?

Nein. Kurzarbeit muss nicht für den ganzen Betrieb vereinbart werden. Sie kann auch nur für einzelne Betriebsteile, bestimmte Gruppen von Beschäftigten oder einzelne Beschäftigte vereinbart werden.

Kann das Begehren auf Kurzarbeitsbeihilfe auch rückwirkend gestellt werden?

Der Antrag auf Kurzarbeitsbeihilfe kann rückwirkend ab 1.3.2020 gestellt werden, auch wenn zu diesem Zeitpunkt noch Vollauslastung vorlag. Allerdings muss die Arbeitszeit der Mitarbeiter bei der Berechnung der Ausfallsstunden für den gesamten Kurzarbeitszeitraum entsprechend berücksichtigt werden.

Müssen für verschiedene Betriebsteile mehrere Sozialpartnervereinbarungen geschlossen werden?

Grundsätzlich wird empfohlen, nur eine Vereinbarung pro Betrieb abzuschließen. Es ist auch möglich die Sozialpartnervereinbarung auf betroffene Betriebsteile einzuschränken. Innerhalb eines Betriebsteils können wiederum bestimmte Gruppen von der Kurzarbeit ausgenommen werden. Ist eine Gruppenabgrenzung nicht möglich, können Sie auch mehrere Sozialpartnervereinbarungen abschließen. Mehrere Sozialpartnervereinbarungen können Sie zur Vermeidung vielfacher Unterschriften zu einem einzigen Dokument zusammenfügen.

Meine Mitarbeiter sind bereits zu Hause. Wie kann ich Unterschriften meiner Beschäftigten für Vereinbarungen (z.B. Kurzarbeit) einholen, wenn ich diese nicht mehr persönlich erreichen kann?

Wenn Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr persönlich erreichen können bzw. diese ihren Arbeitsplatz nicht mehr persönlich aufsuchen können, so scannen (fotografieren) sie das Dokument und senden es z.B. via E-Mail an ihre Mitarbeiter. Diese drucken es aus, unterschreiben und senden es via E-Mail an Sie zurück.

Kann für mehrere Personen oder Personengruppen ein unterschiedliches durchschnittliches Beschäftigungsausmaß während der Kurzarbeit vereinbart werden?

Ja. Das unterschiedliche Beschäftigungsausmaß während der Kurzarbeit wird bei der Berechnung der Ausfallsstunden entsprechend berücksichtigt.

Kann die Kurzarbeit später begonnen oder früher beendet werden, als im Antrag vorgesehen?

Ja. Dies wird bei der Auszahlung der Kurzarbeitsbeihilfe entsprechend berücksichtig, da die Ausfallsstunden durch Arbeitszeitaufzeichnungen für alle von der Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmern nachgewiesen werden muss.

Wann wird die Kurzarbeitsbeihilfe abgerechnet?

Dem AMS muss für alle von der Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmern für jeden Kalendermonat bis zum 28. des Folgemonats eine Abrechnungsliste vorgelegt werden. Die Kurzarbeitsbeihilfe wird im Nachhinein ausgezahlt.

Welche Unterlagen benötigt das AMS von mir während und nach der Kurzarbeit?

Spätestens bis zum 28. des Folgemonats muss dem AMS eine Abrechnungsliste vorgelegt werden. Es müssen darüber hinaus entsprechende Arbeitszeitaufzeichnungen für alle von der Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmern geführt werden, die neben dem Arbeitsbeginn auch das Arbeitsende und allfällige Arbeitsunterbrechungen (Urlaub, Zeitausgleich etc.) enthalten müssen. Diese Aufzeichnungen sind dem AMS auf Verlangen vorzulegen. Das AMS wird den Arbeitgebern eine entsprechende Vorlage zur Verfügung stellen, die zeitgleich mit der Kurzarbeitsbewilligung (Förderungsmitteilung) zugestellt werden soll.

Weiters muss dem AMS spätestens bis zum 28. des auf das Ende der Kurzarbeit folgenden Monats ein Durchführungsbericht vorgelegt werden, der Angaben über die Aufrechterhaltung des Beschäftigtenstandes, über die Einhaltung des Mindest- und Höchstarbeitszeitausfalles und die Einhaltung der Behaltefrist nach der Kurzarbeit enthält. Dieser Durchführungsbericht muss in Betrieben, in denen ein Betriebsrat vorhanden ist, vom Betriebsrat unterschrieben werden. In Betrieben ohne Betriebsrat müssen die zuständigen Gewerkschaft oder die von Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmer unterschreiben.

Was passiert, wenn mein Mitarbeiter während der Kurzarbeit krank wird?

Es gibt für Arbeitszeiten, die aufgrund von Krankenstand entfallen, eine Beihilfe vom AMS gibt. Eine genaue Regelung dazu wird noch erarbeitet und bleibt abzuwarten.

Müssen meine Mitarbeiter vor oder während der Kurzarbeit Urlaub und Zeitausgleich verbrauchen?

Das AMS fordert die Arbeitgeber dazu auf, ihre Arbeitnehmer aufzufordern, ihren Urlaub und Zeitguthaben vor und während der Kurzarbeit zur Gänze zu konsumieren. Wird während der Kurzarbeit ein Urlaubsjahr vollendet, fällt ein neues Urlaubsguthaben an. Wenn möglich soll auch dieses Urlaubsguthaben verbraucht werden. 

Wird die Kurzarbeit über 3 Monate hinaus verlängert, sollen die von der Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmer weitere 3 Urlaubswochen des laufenden Urlaubsjahrs konsumieren.

Allerdings kann weder Urlaubsverbrauch noch der Verbrauch von Zeitguthaben vom Arbeitgeber einseitig angeordnet werden. Daher ist diesbezüglich ein ernstliches Bemühen, aber kein bestimmter Erfolg nachzuweisen. Es reicht also wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmern den Verbrauch von Urlaub oder Zeitausgleich anbietet. Gelingt keine Einigung über den Abbau von Alturlauben bzw. Zeitguthaben, schadet dies dem Arbeitgeber nicht.

Können meine Mitarbeiter während der Kurzarbeit Urlaub oder Zeitausgleich verbrauchen?

Ja. Für die Zeit des Verbrauches hat der Arbeitnehmer Anspruch auf sein regelmäßiges Entgelt wie vor Beginn der Kurzarbeit. Für diese Zeit gebührt dann keine Kurzarbeitsbeihilfe.

Können während der Arbeitszeit Überstunden geleistet werden?

Dies muss in der Sozialpartnervereinbarung entsprechend vereinbart werden. Geleistete Überstunden sind jedoch von der Summe der Ausfallstunden abzuziehen und verringern dadurch die Kurzarbeitsbeihilfe.

Wie wirken sich Über- bzw. Unterschreitungen der beantragten Ausfallstunden auf die Kurzarbeitsbeihilfe aus?

Wird während der Kurzarbeit aufgrund einer verbesserten Situation mehr gearbeitet und kommt es dadurch zu einer Unterschreitung der beantragten Ausfallsstunden, steht die Kurzarbeitsbeihilfe weiterhin zu. Allerdings vermindert sich durch die sinkenden Ausfallstunden auch die Kurzarbeitsbeihilfe.

Kommt es zu einer Überschreitung der beantragten Ausfallsstunden, weil sogar weniger als 10 % der wöchentlichen Normalarbeitszeit während der Kurzarbeit gearbeitet wird, so hat dies grundsätzlich keine Auswirkung, weil während der Kurzarbeit Zeiträume mit einer Ausfallzeit bis zu 100 % möglich sind. Übersteigt allerdings der durchschnittliche Arbeitszeitausfall während der Kurzarbeit im Durchschnitt 90 %, steht keine Kurzarbeitsbeihilfe zu. Fallen während der Kurzarbeit mehr Stunden aus, als beantragt wurde, wird dadurch die 90%-Grenze aber nicht verletzt, gebührt keine höhere Beihilfe.

Was muss bei der Lohn- und Gehaltsverrechnung aller von der Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter im März beachtet werden?

Viele Unternehmen beantragen die Kurzarbeit bereits für das Monat März. Nachdem die Entscheidungen des AMS über die Bewilligung der Kurzarbeit in den meisten Fällen noch ausstehen und daher wesentliche Informationen, nämlich die Dauer und Höhe der Kurzarbeitsbeihilfe, für die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter fehlen, empfehlen wir im Monat März eine  Abrechnung ohne Berücksichtigung der Kurzarbeit, d.h. die Mitarbeiter erhalten Ihre Bezüge wie für die Zeit vor der Kurzarbeit.

Nach entsprechender Mitteilung des AMS über Höhe und Dauer der Kurzarbeitsbeihilfe müssen die Bezüge aus dem Monat März dann entsprechend korrigiert werden. Dies geschieht mit Hilfe einer Aufrollung, sodass den Mitarbeitern für den Monat März die Bezüge entsprechend gekürzt werden und ein Lohnabzug vorgenommen werden muss.

Damit die Mitarbeiter darauf vorbereitet sind, empfehlen wir ein Informationsschreiben an alle von der Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter mit folgender Formulierung:

Wie Sie aus Medienberichten wissen, kämpfen viele Unternehmen infolge der Corona-Krise mit enormen wirtschaftlichen Schwierigkeiten und Umsatzeinbußen. Die Krise lässt leider auch unser Unternehmen nicht unberührt. Entsprechend den Richtlinien des Arbeitsmarktservice (AMS) planen wir die Einführung von Kurzarbeit zur weitgehenden Aufrechterhaltung des Beschäftigtenstandes und zur Vermeidung von Arbeitslosigkeit. Die administrativen Schritte zur Umsetzung der Kurzarbeit und die Abrechnung in der Gehalts- und Lohnverrechnung sind sehr kompliziert und zeitaufwändig (Ausfüllen unzähliger Formulare, Verhandlungen mit Interessensvertretungen, Anpassungen bei den Lohnprogrammen etc.).

Eine Berücksichtigung der Kurzarbeit bereits bei der März-Abrechnung ist daher nicht mehr möglich, weil Sie andernfalls Ihre Bezüge nicht zeitgerecht erhalten würden.

Das bedeutet:

  • Sie erhalten die Gehalts- und Lohnbezüge in der März-Abrechnung vorerst noch auf der normalen Basis so wie bisher.
  • Im April wird die März-Abrechnung dann rückwirkend korrigiert, um sie an die Kurzarbeit anzupassen.
  • Dies wird voraussichtlich im April zu einem zusätzlichen Gehalts- bzw. Lohnabzug führen, der aber notwendig ist, um die Kurzarbeitsabrechnung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben korrekt abzurechnen.

Kontakt
Mag. Claudia Biegl
E: c.biegl@unitas-solidaris.at
T: +43 1 513 4602-23

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