COVID-19 – News Arbeitsrecht und Personalverrechnung

Im Zusammenhang mit der Corona-Krise stellen sich laufend neue Fragen im Arbeitsrecht und in der Personalverrechnung und wir haben für Sie wieder die aktuellen Themen aus der Praxis zusammengestellt:

Kann ich neu eintretende Mitarbeiter gleich zur Kurzarbeit anmelden?

Für die Kurzarbeit braucht man zumindest ein voll entlohntes Monat vor Beginn der Kurzarbeit als Berechnungsgrundlage für die Kurzarbeitsbeihilfe. Aus diesem Grund können neue Mitarbeiter erst ab Beginn ihres 2. Monats zur Kurzarbeit angemeldet werden.

Mein Mitarbeiter verweigert die Unterschrift auf der Sozialpartnervereinbarung. Gilt die Kurzarbeit für diesen Mitarbeiter dann trotzdem?

Nein. Dieser Mitarbeiter ist dann von der Kurzarbeit ausgenommen.

Wie ist die Sozialpartnervereinbarung auszufüllen, wenn die Arbeitszeit je Abteilung in unterschiedlicher Höhe reduziert wird?

In diesem Fall sollte dies in der Sozialpartnervereinbarung entsprechend vermerkt werden oder in einem Beiblatt erläutert werden.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter während der Kurzarbeit krank wird?

In diesem Fall gebührt dem Arbeitnehmer das Krankenentgelt unter Berücksichtigung des Ausfallsprinzips. Der Bezug ist allerdings auf Basis des reduzierten Entgelts zu berechnen. Der Arbeitgeber erhält für diese Bezüge die Kurzarbeitsbeihilfe des AMS.

Nur bei einem Arbeitsunfall wird keine Kurzarbeitsbeihilfe des AMS gewährt.

Darf ich Mitarbeiter während der Kurzarbeit kündigen?

Grundsätzlich darf während der Kurzarbeit keine Kündigung seitens des Arbeitgebers ausgesprochen werden. Während der Kurzarbeit muss der Beschäftigtenstand aufrechterhalten werden. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz ist nur mit vorheriger Zustimmung des AMS möglich.

Kann die angegebene Anzahl der Ausfallsstunden im Kurzarbeitszeitbegehren unter- oder überschritten werden?

Wenn die Mitarbeiter mehr arbeiten als im Kurzarbeitszeitbegehren beantragt wurde, dann bedarf es keiner Änderung des Kurzarbeitszeitbegehrens. In diesem Fall wird die bewilligte Kurzarbeitsbeihilfe entsprechend gekürzt.

Wenn die Mitarbeiter weniger arbeiten als im Kurzarbeitszeitbegehren beantragt wurde, dann muss eine Änderung der laufenden Kurzarbeitsbeihilfe eingebracht und vom AMS bewilligt werden. Ohne eine solche Änderung gebührt keine höhere Beihilfe.

Wichtig ist, dass bei Unter- oder Überschreitung immer darauf geachtet werden muss, dass nicht weniger als 10 % und nicht mehr als 90 % der Normalarbeitszeit gearbeitet wird, weil sonst die Voraussetzungen für die Bewilligung der Kurzarbeit nicht mehr gegeben sind.

Als Nachweis für die Anzahl der verrechenbaren Ausfallsstunden müssen die Arbeitgeber Arbeitszeitaufzeichnungen für alle von der Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmer führen. In diesen Aufzeichnungen muss der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und allfällige Unterbrechungen (wie Urlaub oder Zeitausgleich) angegeben sein.

Kann die Rückvergütung für die Sonderbetreuungszeit auch ohne einen Zugang zu FinanzOnline beantragt werden?

Ja. Auf der Homepage der Buchhaltungsagentur des Bundes findet sich nun auch ein Formular zur Rückvergütung im pdf-Format zum Ausfüllen und Versenden.

Welche Unterlagen benötige ich für die Rückvergütung im Rahmen der Sonderbetreuungszeit?

Dem Antrag auf Rückvergütung muss der Lohn- oder Gehaltszettel des betroffenen Mitarbeiters für den betroffenen Zeitraum sowie der letzten zwei Monate beigefügt werden. Ebenso muss ein Nachweis über die Konsumation der Sonderbetreuungszeit beigelegt werden (z.B. eine entsprechende Vereinbarung oder Zeitaufzeichnungen).

Kann ich die Kurzarbeit bei den Mitarbeitern schon abrechnen?

Ja, vorausgesetzt es ist schon eine Bewilligung seitens des AMS eingelangt.

Leider sind derzeit noch nicht alle Fragen zum Thema Abrechnung mit dem Finanzamt und der Österreichischen Gesundheitskasse abschließend abgeklärt. Aus diesem Grund kann nach Einlangen der Bewilligung seitens des AMS schon im April eine Abrechnung der Kurzarbeit erfolgen, allerdings wird nach abschließender Klärung aller offenen Punkte eine Korrektur der April-Abrechnung erforderlich sein, die zu geringfügigen Abweichungen führen kann.

In der April-Abrechnung erfolgt nun eine vorläufige Auszahlung der laufenden Bezüge an die von der Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmer in der Höhe von 80-90% des Nettoentgelt, welches die Arbeitnehmer vor der Kurzarbeit erhalten haben. Es sind also vom errechneten Nettoentgelt vor Kurzarbeit 10-20 % abzuziehen.

Sonderzahlungen, SV-Beiträge und sonstige lohnabhängige Abgaben werden auf Basis des vollen Entgelts vor der Kurzarbeit gemacht, es sei denn es wurde von der Möglichkeit einer Stundung Gebraucht gemacht. Diese Basis ist auch für die mBGM an die ÖGK relevant.

Es sollte ein schriftlicher Hinweis an die Mitarbeiter am Lohn- oder Gehaltszettel über die noch erforderlichen Korrekturen in den nachfolgenden Abrechnungen erfolgen.

Sie finden nachfolgend einen entsprechenden Vorschlag für die Formulierung:

Da eine korrekte programmtechnische Abrechnung der Kurzarbeits-Gehälter/-löhne aufgrund der zahlreichen ungeklärten Fragen noch nicht möglich ist, wird die aktuelle Lohnperiode vorerst so abgerechnet: Sie erhalten auf Basis einer Pauschalberechnung in etwa 80, 85 oder 90 Prozent des Nettoeinkommens vor Kurzarbeit. Sobald eine Detailabrechnung technisch möglich ist, wird diese Pauschalabrechnung (etwa durch Aufrollung) nachträglich richtiggestellt, was zu geringfügigen Korrekturen der Auszahlung (nach unten und nach oben) führen kann. Wir behalten uns solche Korrekturen ausdrücklich vor.

Diese Vorgangsweise wird von den Abgabenbehörden akzeptiert und wird keine Sanktionen auslösen.

Sofern während der Kurzarbeit Urlaub oder Zeitausgleich konsumiert wird, sind sowohl das Urlaubsentgelt als auch das Entgelt für den Zeitausgleich ungekürzt zu berechnen.

Wann erhalte ich die Kurzarbeitsbeihilfe vom AMS retourniert?

Dem AMS muss für die Beschäftigten in Kurzarbeit für jedes Kalendermonat eine Abrechnungsliste vorgelegt werden. Diese Abrechnungsdatei wird vom AMS zur Verfügung gestellt. Selbsterstellte Abrechnungen durch den Arbeitgeber, die nicht vom AMS zur Verfügung gestellt wurden, werden nicht anerkannt. Die Kurzarbeitsbeihilfe wird im Nachhinein pro Kalendermonat nach Vorlage und Prüfung der Teilabrechnung vom AMS an den Arbeitgeber ausbezahlt.

Ich habe bereits eine Abrechnungsdatei für das AMS erstellt. Muss ich die Daten jetzt komplett neu eingeben?

Nein. Sie können eine bereits bestehende Datei im CSV-Format  für das AMS übernehmen und dort die Bearbeitung fortsetzen. Sie finden auf der Homepage des AMS unter

https://www.ams.at/unternehmen/personalsicherung-und-fruehwarnsystem/kurzarbeit/abrechnung-covid-19-kurzarbeit

eine entsprechende Anleitung zur Übernahme.

Hier haben Sie auch die Möglichkeit die erste Abrechnung für Ihre Kurzarbeitsbeihilfe zu erstellen.

Darf ich meinen Arbeitnehmer während der Corona-Krise zwangsweise auf Urlaub schicken?

Grundsätzlich ist der Urlaubsverbrauch immer im Einvernehmen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu regeln. Schickt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mangels Arbeit nach Hause, so ist dies üblicherweise eine Dienstfreistellung gegen Fortzahlung des vollen Entgelts.

Sind bei einem Arbeitnehmer Urlaubsansprüche, vielleicht sogar aus alten Urlaubsjahren, offen, kann der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer vereinbaren, dass diese in Zeiten einer Betriebsschließung oder von Krisenzeiten verbraucht und dadurch abgebaut werden.

Sind bei einem Arbeitnehmer in Teilzeit Mehrstunden und/oder Überstunden, bei einem Arbeitnehmer in Vollzeit Überstunden offen, kann der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer ebenfalls vereinbaren, dass diese in Zeitausgleich konsumiert und dadurch abgegolten werden.

Während der Corona-Krise gibt es in der Zeit von 15.3. bis zum 31.12.2020 eine wesentliche Ausnahme des einvernehmlichen Urlaubsverbrauches in § 1155 ABGB Abs 3 und 4:

Der Arbeitgeber kann aufgrund einer durch den COVID-19 bedingten Betriebseinschränkung oder Betriebsschließung den Abbau von Urlaubsguthaben sowie wie von Zeitausgleichsguthaben einseitig anordnen. Dabei gilt, dass Urlaube aus alten Urlaubsjahren in vollem Ausmaß verbraucht werden müssen und Urlaubsansprüche aus dem laufenden Urlaubsjahr nur im Ausmaß von maximal 2 Wochen. Insgesamt müssen vom Arbeitnehmer maximal 8 Wochen an Urlaubsansprüchen und Zeitguthaben verbraucht werden.

Ausgenommen von dieser Regelung sind Zeitguthaben aus besonderen kollektivvertraglichen Ansprüchen, die sich aus einer Umwandlung von Geldansprüchen zu Freizeitzwecken ergeben.

Sind sämtliche Urlaubsansprüche aus alten Urlaubsjahren sowie aus dem laufenden Urlaubsjahr verbraucht, kann der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer vereinbaren, dass dieser einen Urlaubsvorgriff nimmt. In einem solchen Fall ist es empfehlenswert, schriftlich zu vereinbaren, dass bei einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsvertrages das zu viel bezahlte Urlaubsentgelt zurückgefordert werden kann. Diese Vereinbarungsmöglichkeit besteht nur für Urlaube aus künftig entstehenden Urlaubsansprüchen, nicht jedoch für Urlaubsansprüche des laufenden Urlaubsjahres. Werden also Urlaubsansprüche aus dem laufenden Urlaubsjahr zu einem Zeitpunkt verbraucht, in dem noch nicht so viel Urlaub anteilig abzugelten gewesen wäre, besteht keine Vereinbarungsmöglichkeit zur Rückverrechnung bei vorzeitiger Beendigung des Arbeitsverhältnisses (mit Ausnahme einer verschuldeten Entlassung oder eine unberechtigt vorzeitigen Austritt) nicht..

Wenn der Arbeitgeber Kurzarbeit beantragt hat, dann gilt die Ausnahmeregelung des § 1155 ABGB Abs 3 und 4 nicht. In diesem Fall sind Alturlaube aus Vorjahren und offene Zeitausgleichsguthaben vor oder während der Kurzarbeit tunlichst abzubauen.

Darf ein Mitarbeiter seinen bereits genehmigten Urlaub mit Hinweis auf die Corona-Krise einseitig wieder zurückziehen?

Nein, ein einseitiges Rücktrittsrecht von der Urlaubsvereinbarung steht dem Arbeitnehmer trotz Corona-Krise nicht zu.

Ich habe meinen Mitarbeiter aufgrund einer Betriebsschließung oder Einschränkung einseitig den Verbrauch von Urlaub oder Zeitausgleich angeordnet. Nun sperrt das Geschäft nach dem 14.4.2020 wieder auf. Kann ich den Arbeitnehmer vorzeitig aus dem Urlaub oder Zeitausgleichsverbrauch zurückholen?

Ja, bei der einseitigen Anordnung durch den Arbeitgeber für die Zeit der Betriebsschließung oder Einschränkung besteht diese Möglichkeit des einseitigen Zurückholens durch den Arbeitgeber.

Auch hier wird jedoch empfohlen, dass sich der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer über das vorzeitige Ende des Urlaubes/Zeitausgleiches einigen und gemeinsam einen Termin für den Wiederantritt der Arbeit finden.

Wurde der Verbrauch von Urlaub oder Zeitausgleich hingegen einvernehmlich festgelegt, so besteht keine Möglichkeit der einseitigen Zurückholung durch den Arbeitgeber. Auch hier ist eine einvernehmliche Beendigung zum Empfehlen. Allerdings muss auch der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Treuepflicht die Interessen seines Arbeitgebers berücksichtigen und darf den Wiederantritt mit 14.4.2020 aufgrund seiner Treuepflicht nicht leichtfertig ablehnen.

Kann ich als Arbeitgeber den Verbrauch von Urlaub oder Zeitausgleich einseitig anordnen, wenn das Öffnen der Geschäfte wieder erlaubt ist?

Ja, wenn der Betrieb ab dem 14.4.2020 von einem Betretungsverbot oder einer Betretungseinschränkung auf Grundlage des COVID-19-Maßnahmengesetzes erfasst ist und die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers dadurch nicht zu Stande kommt.

Da auch nach Ostern für Geschäfte unter 400m² Betretungseinschränkungen gelten (nur gewisse Anzahl von Kunden gleichzeitig im Geschäft, Schutzmaßnahmen, etc.), kann dort auch weiterhin Urlaub angeordnet werden, sofern die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers durch die Einschränkung entfällt.

Kontakt
Mag. Claudia Biegl
E: c.biegl@unitas-solidaris.at
T: +43 1 513 4602-23

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